صورتجلسه معتبر چه ویژگی‌های شکلی و ماهوی دارد؟

پاسخ بر مبنای قوانین و رویه ثبت شرکت‌ها در ایران (قانون تجارت، لایحه اصلاحی 1347، قانون ثبت شرکت‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان ثبت اسناد و املاک/اداره ثبت شرکت‌ها) الف) تعریف و جایگاه صورتجلسه - صورتجلسه، سند رسمی داخلی اشخاص حقوقی (شرکت/مؤسسه) برای انعکاس تصمیمات ارکان (مجمع عمومی عادی/فوق‌العاده، هیأت‌مدیره، بازرسان) است که پس از تنظیم صحیح و امضاء، مبنای ثبت تغییرات در مرجع ثبت شرکت‌ها قرار می‌گیرد. - عدم رعایت شرایط شکلی یا ماهوی، موجب ایراد و صدور ابلاغ رفع نقص، یا رد پذیرش، و در مواردی بلااثر بودن تصمیمات می‌شود. ب) ویژگی‌های شکلی (فرمی) صورتجلسه معتبر 1) هویت و ارکان جلسه - مشخصات کامل شرکت: نام ثبتی، شماره ثبت/شناسه ملی، نوع شرکت، مرکز اصلی. - نوع جلسه: مجمع عمومی عادی/فوق‌العاده/عادی به‌طور فوق‌العاده، هیأت‌مدیره، جلسه مؤسسین. - تاریخ و ساعت و محل تشکیل جلسه مطابق اساسنامه (در شرکت سهامی: ماده 97 لایحه 1347؛ در سایر شرکت‌ها طبق اساسنامه). - دستور جلسه دقیق و منجز؛ هر بند دستور باید با رأی‌گیری منتهی به تصمیم روشن شود. 2) نصاب حضور و رسمیت - ذکر نصاب قانونی/اساسنامه‌ای حضور و احراز رسمیت: - سهامی عام/خاص: مواد 84، 86، 87، 88، 101، 104، 107 لایحه 1347 (برای مجامع عادی/فوق‌العاده). - با مسئولیت محدود: ماده 106 قانون تجارت و مفاد اساسنامه درباره نصاب تصمیم. - تضامنی/نسبی/مختلط: رجوع به مواد 116 به بعد قانون تجارت و مفاد شرکتنامه/اساسنامه. - لیست حاضرین با ذکر تعداد و درصد سهام/سهم‌الشرکه هر شریک/سهامدار؛ در سهامی، معمولاً برگ حضور و غیاب ضمیمه می‌شود. 3) دعوت و تشریفات دعوت - نحوه دعوت باید مطابق قانون/اساسنامه باشد: - سهامی: آگهی در روزنامه کثیرالانتشار شرکت یا دعوتنامه کتبی مطابق مواد 97، 98، 99 لایحه 1347؛ ضمائم: تصویر آگهی و صفحه روزنامه، یا قبوض ابلاغ. - با مسئولیت محدود و دیگر شرکت‌ها: رعایت ترتیبات مندرج در اساسنامه/شرکتنامه؛ در نبود تصریح، دعوت کتبی به آدرس شرکا و اخذ