چه مدارکی باید به صورتجلسه پیوست شود؟

در مقام یک وکیل دادگستری، برای رفع نواقص صورتجلسات ثبت شرکت‌ها (اعم از شرکت‌های سهامی، با مسئولیت محدود، تعاونی و...) باید هم به الزامات شکلی صورتجلسه و هم به پیوست‌های قانونی آن توجه کنید. مرجع اصلی، لایحه اصلاحی قانون تجارت 1347 (برای شرکت‌های سهامی)، قانون تجارت 1311 (برای سایر شرکت‌ها) و آیین‌نامه ثبت شرکت‌ها و دستورالعمل‌های سازمان ثبت اسناد و املاک/اداره ثبت شرکت‌ها است. همچنین سامانه جامع ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir) ضوابط شکلی را کنترل می‌کند. الف) نکات کلیدی برای رفع نواقص صورتجلسات - انطباق موضوع و نوع مجمع: مشخص کنید صورتجلسه مربوط به مجمع عمومی مؤسس/عادی/فوق‌العاده، هیأت‌مدیره یا شرکاست و اختیارات همان مرجع رعایت شده است. (مواد 83، 86، 106 لایحه 1347 برای سهامی؛ مواد 94 به بعد ق.ت برای با مسئولیت محدود) - رعایت تشریفات دعوت: ضمیمه مستند دعوت طبق اساسنامه (آگهی روزنامه کثیرالانتشار، دعوتنامه‌های ارسالی، گواهی تحویل پستی/سامانه ثنا در صورت پیش‌بینی، اثبات دعوت شرکای دارای سهام ممتاز). برای مجامع سهامی: مواد 97، 98، 100، 101، 104 لایحه 1347. - نصاب حضور و اکثریت: ارائه لیست حضور با امضا و میزان سهم/سهم‌الشرکه هر حاضر به نحوی که نصاب قانونی احراز شود. (مواد 87، 88، 92، 104، 106، 107 لایحه 1347؛ مواد 106، 107 ق.ت برای با مسئولیت محدود) - امضاها و اوراق هویتی: امضای تمامی اعضای هیأت‌رئیسه مجمع (رئیس، منشی، ناظرین) یا مدیران/شرکا حسب مورد، به همراه کپی مدارک هویتی. در صورت وکالت/نمایندگی، ضمیمه وکالتنامه/معرفی‌نامه و مدارک نمایندگی قانونی. - انطباق با اساسنامه: هر محدودیت یا تشریفات خاص مندرج در اساسنامه (نحوه دعوت، حد نصاب بالاتر، شرایط انتخاب مدیر/بازرس، ممنوعیت‌های انتقال سهام با نام/سهم‌الشرکه) باید در مستندات نشان داده شود. (مواد 8، 17، 20، 22، 23، 24، 107، 143 لایحه 1347) - موضوع تصمیم و اسناد موید: برای تغییرات مهم (سرمایه، م