چه مدارکی برای ثبت و بایگانی لازم است؟

راهنمای کامل ثبت و بایگانی اساسنامه مجتمع مسکونی (ویژه آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مشمول قانون تملک آپارتمان‌ها) 1) مبانی قانونی - قانون تملک آپارتمان‌ها مصوب 1343 و اصلاحات بعدی - آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها مصوب 1347 و اصلاحات بعدی (خصوصاً مواد 6، 8، 9 و 14) - قانون ثبت اسناد و املاک (در خصوص بیع‌نامه‌ها و اسناد مالکیت واحدها) - قانون مدنی (مواد مربوط به اشاعه و قراردادهای خصوصی) - در صورت ثبت رسمی هیئت‌مدیره به عنوان شخص حقوقی (اختیاری و نادر)، مقررات ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری نیز مطرح می‌شود؛ اما غالباً مدیریت ساختمان شخصیت حقوقی مستقل ثبت‌شده ندارد و در چارچوب قانون تملک آپارتمان‌ها عمل می‌کند. 2) ماهیت اساسنامه و ضرورت آن - اساسنامه مجتمع مسکونی سند داخلیِ تنظیم‌کننده نحوه اداره مشترک قسمت‌های مشترک، حدود اختیارات مدیر/هیئت‌مدیره، نحوه وصول شارژ، مجامع مالکین و… است. - برابر ماده 6 آیین‌نامه اجرایی، اداره امور ساختمان با مدیر یا مدیران منتخب مجمع عمومی مالکین است و تصمیمات مجمع در دفتر صورت‌جلسات ثبت و برای همه الزام‌آور است. تنظیم اساسنامه مدون اگرچه الزام صریح قانونی ندارد، اما توصیه اکید است و در عمل مبنای اداره و حل اختلافات است. - برای قابلیت استناد در مراجع، تصویب اساسنامه در مجمع عمومی و امضای مالکان/نمایندگان قانونی و بایگانی منظم مدارک ضرورت دارد. 3) ساختار پیشنهادی اساسنامه - مقدمه: مشخصات مجتمع (آدرس، پلاک ثبتی، تعداد بلوک/واحد) - تعاریف - ارکان: مجمع عمومی (عادی/فوق‌العاده)، مدیر یا هیئت‌مدیره، خزانه‌دار، بازرسی داخلی (در صورت تصویب) - حدود اختیارات و وظایف مدیر/هیئت‌مدیره