چگونه پرونده و مستندات را منظم، آرشیو و به‌روز نگه داریم؟

چگونه پرونده و مستندات را منظم، آرشیو و به‌روز نگه داریم؟ ۱) چارچوب حقوقی و الزامات - تکلیف به نگهداری اسناد: تاجر و بنگاه‌های تجاری مکلف به داشتن دفاتر و نگهداری مکاتبات و اسناد مربوط برای حداقل ده سال هستند (قانون تجارت مصوب 1311، مواد 6 تا 11). مؤدیان مالیاتی نیز باید اسناد و مدارک را تا ده سال پس از سال عملکرد نگهداری کنند و در صورت رسیدگی تا پایان آن (آیین‌نامه اجرایی موضوع تبصره 2 ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، مصوب 1394). - اعتبار و نگهداری الکترونیکی: داده‌پیام و امضای الکترونیکی در حکم سند معتبر است، مشروط به حفظ تمامیت، قابلیت انتساب و دسترس‌پذیری طی دوره نگهداری (قانون تجارت الکترونیکی 1382). در دادرسی، ادله الکترونیکی با رعایت اصالت و تمامیت قابل استناد است و مقررات قوه قضاییه استفاده از سامانه‌های الکترونیکی و نگهداری امن را تبیین کرده‌اند (آیین‌نامه نحوه استفاده از سامانه‌های رایانه‌ای و مخابراتی در دادرسی، 1395). - محرمانگی: افشای اسرار حرفه‌ایِ موکل جرم است و مسئولیت انتظامی و مدنی را نیز به دنبال دارد؛ بنابراین نظام‌های کنترل دسترسی و حفاظت فیزیکی/الکترونیکی الزامی است (قانون مجازات اسلامی بخش تعزیرات 1375، ق.ج.ر.ا 1388 در خصوص دسترسی غیرمجاز). - نگهداری در بخش عمومی: دستگاه‌های اجرایی تابع قانون اسناد ملی 1349 و آیین‌نامه‌های آن در تشخیص، طبقه‌بندی، آرشیو و امحای اسناد هستند؛ این استانداردها برای بخش خصوصی نیز الگو محسوب می‌شود (قانون اسناد ملی 1349 و آیین‌نامه‌های 1351 و بعد). ۲) اصول حاکم بر نظم و آرشیو - تمامیت: سند باید بدون تغییر غیرمجاز حفظ شود؛ برای الکترونیکی از امضای الکترونیکی مطمئن/مهر زمانی و هش استفاده کنید (قانون تجارت الکترونیکی 1382). - اصالت و قابلیت انتساب: منبع و تاریخ ای